In deze blog bespreken we de Sage BOB Demat module. Deze module is eigenlijk interessant voor iedereen die vandaag Sage BOB gebruikt en maakt een einde aan archiefkasten op je bedrijf. Bovendien helpt Demat je een hoop tijd te besparen door manuele input zoveel mogelijk te vermijden en opzoekwerk achteraf te versnellen.

Wat doet deze module dan? Enerzijds is de Demat module gebouwd om makkelijk aan- en verkoopfacturen in te lezen in je boekhoudprogramma en anderzijds worden alle documenten ook digitaal gearchiveerd zodat je later niet in een map moet gaan zoeken, maar via een handige zoekfunctie meteen alles kan terugvinden in Sage BOB. Een interessante uitbreiding op deze Demat module is de Approval module die een goedkeuringscircuit opzet om facturen goed te keuren voor betaling.

In enkele stappen leggen we je uit hoe de Demat module in zijn werk gaat.

  1. De Sagebox map

Als je start met het werken met Demat vraag je best aan al je leveranciers om facturen digitaal te bezorgen, moesten ze dit nog niet doen uiteraard. Na installatie van Demat krijg je een mapje ‘Sagebox’ ter beschikking. In dit mapje kan je alle digitale documenten die je wil inladen in je boekhouding verzamelen. Alle documenten in dit mapje zullen wanneer je de Demat module opent automatisch ingelezen worden.

Sinds kort bieden we ook een App aan waarmee je bonnetjes en facturen makkelijk kan inscannen. Heel interessant om bijvoorbeeld restaurantbonnetjes nooit meer te vergeten.

2. Inlezen in Sage BOB

De Demat module bestaat grafisch uit 3 blokken:

  1. Aan de linkerkant kan je de inhoud van je SageBox map terugvinden. De documenten worden opgedeeld in de verschillende documenttypes (bv: aankopen, verkopen,..).
  2. Rechts daarvan kan je alle gegevens bekijken die Demat met zijn automatische ‘herkeningsmotor‘ uit een PDF of UBL bestand heeft ge├»nterpreteerd.
  3. Aan de rechterkant kan je een voorvertoning vinden van de PDF die werd ingelezen.

Wanneer er een nieuw bestand verschijnt in de Sagebox zal de automatische ‘herkeningsmotor‘ van Demat de PDF (of UBL) linken aan een klant of leverancier en alle tekst hierop interpreteren en koppelen aan de informatie nodig voor het correct inboeken van de factuur. Wanneer door omstandigheden sommige data niet gelinkt werd (bv: het factuurbedrag), kan je op de PDF aangeven waar Demat deze informatie de volgende keer moet vinden. Zo maak je de Demat module steeds slimmer en zal hij alsmaar meer gegevens automatisch herkennen.

Staat alle data correct? Dan kan je vanuit dit scherm de factuur gemakkelijk inboeken. De eerste malen kan het zijn dat je Demat moet helpen met bepaalde gegevens te linken, maar eens je hem helpt om alles te vinden ga je de volgende keer in no-time alle facturen effici├źnt kunnen inboeken.

3. Het digitaal archief

Alle facturen die je digitaal inboekt kan je in Sage BOB vanaf nu ook digitaal bekijken, downloaden, doorsturen of afdrukken. Elke factuur krijgt automatisch een digitale stempel met de gebruikte nummering.

Helemaal handig is de zoekfunctie die erg goed werkt. Alle woorden die voorkomen op het PDF document worden in een zoekdatabase verzamelt. Later kan je makkelijk een factuur opzoeken door te zoeken op een trefwoord. Stel dat je een computerscherm hebt aangekocht, deze factuur dient terug te vinden, maar niet meteen kan herinneren welke leverancier dit was. Het volstaat om te zoeken op het merk dat op je computerscherm staat om deze factuur en boeking terug te vinden. Dit bespaart je wel heel wat zoekwerk uit.

4. Uitbreiding: de Approval module

Nog een handige uitbreiding op de Demat module is de approval module. Dit zet een volwaardige goedkeuringsflow op voor je aankoopfacturen. In Sage BOB kan je diverse voorwaarden instellen die bepalen of een factuur al dan niet goedgekeurd moet worden voor betaling zoals bijvoorbeeld: leverancier, bedrag en type. Je goedkeurders moeten niet noodzakelijk een gebruiker zijn van SageBOB.

De approval module beschikt over een webpagina waarop goedkeurders facturen kunnen bekijken en valideren. Vergeten ze facturen goed te keuren? Dan zal er een mail verzonden worden naar de goedkeurder ter herinnering. Ook via deze weg kunnen de goedkeurders een archief terugvinden van facturen.

Conclusie

Met Sage BOB Demat zorg je voor tijdwinst bij zowel het inboeken van documenten als bij het opzoeken van gegevens. Bovendien werk je volledig digitaal en is het niet langer noodzakelijk om alle facturen in mappen te archiveren.
Wens je prijzen of een uitgebreide persoonlijke demo? Contacteer ons en we helpen je graag verder.